Gastbeitrag von Karin Breitkreuz
Nein zu sagen, ist für viele Menschen ein Problem. Interessanterweise fällt uns das nein sagen ganz besonders im beruflichen Alltag sehr schwer. Wo liegen die Ursachen und in welchem Zusammenhang fällt es vielen von uns so schwer, nein zu sagen. Wie kann es uns dennoch gelingen, souverän und erfolgreich nein zu sagen?
Kann es sein, dass wir uns nicht trauen oder gar Angst haben? Angst davor, nicht von allen akzeptiert und respektiert zu werden. Angst davor, als arbeitsscheu zu gelten. Angst davor, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen und folglich die nächste Sprosse in der Karriereleiter nicht erklimmen zu können. Oder im Extremfall Angst davor, den Job zu verlieren.
Ich sage überhaupt nichts Neues, wenn ich Sie darauf hinweise, dass Angst meist ein schlechter Ratgeber ist. Vor lauter Angst, sich immer noch mehr auf die Schultern zu packen und zu allem Ja und Amen zu sagen, ist fatal.
Denn wir müssen uns im Klaren darüber sein, dass wir alle in der uns zur Verfügung stehenden Zeit, lediglich ein bestimmtes Arbeitspensum schaffen können. In logischer Konsequenz leidet die Qualität unserer Arbeit, wenn der Druck zu groß wird, der auf uns lastet.
Die Nicht-Nein-Sager oder Ja-Sager möchten einen guten Job machen, beruflich gut vorankommen und ein angenehmes Arbeitsklima erleben. Das sind Werte, denen sicherlich jeder von uns nur zustimmen kann.
Wie kann ich diese drei Werte im Job leben und auch einmal „nein“ sagen?
Hier hilft eine große Portion Klarheit in doppelter Hinsicht. Erstens, ich muss mir über meine Ziele und Ressourcen im Klaren sein. Zweitens, ich muss klar kommunizieren.
Mal so nebenbei ein Studium zu beginnen, kann ein sehr lohnenswertes Ziel als auch hilfreich bei der Karriereentwicklung sein. Doch reicht die Zeit, die Ihnen dazu zur Verfügung steht auch wirklich aus? Wenn Sie alle Fakten vor sich selbst auf den Tisch gelegt haben, können Sie zum Schluss kommen, dass das Studium inhaltlich sehr gut, jedoch nur bei reduzierter Arbeitszeit für Sie machbar ist.
Im zweiten Schritt können Sie mit Ihrem Chef und danach mit der Personalabteilung über Ihre Studienpläne sprechen. Neben der reduzierten Arbeitszeit kann Ihr Arbeitgeber Ihnen auch eine finanzielle Förderung zukommen lassen, wenn die Studieninhalte zum Unternehmen passen.
Wie funktioniert Klarheit in die andere Richtung?
Weil Sie ein Arbeitstier im besten Sinne sind, kommt Ihr Chef wieder zu Ihnen, und bittet Sie kurz vor Feierabend „mal eben“ die Präsentation für seinen Termin morgen Nachmittag mit den Kollegen zu erstellen. Selbstverständlich fühlen Sie sich in der Software zuhause und können daher eine Präsentation recht schnell erstellen. Neben der Technik beherrschen Sie ebenfalls die Inhalte und die Sache ist eigentlich schnell abgearbeitet, eigentlich. Denn Sie wollen heute pünktlich gehen, weil Sie mit Ihren Kindern zum Fußball verabredet sind.
Sie sind wirklich gut, doch zehn Minuten reichen auch Ihnen nicht, um den Ad-hoc-Auftrag vom Chef auszuführen. Bisher hatten Sie in solchen Situationen zum Smartphone gegriffen und Ihren Kindern eine Nachricht geschickt, dass Sie es nicht rechtzeitig schaffen, jedoch nachkommen werden, sobald Sie den Auftrag vom Chef erledigt hätten.
Um herauszufinden, ob dieser Auftrag wirklich sofort ausgeführt werden muss, obwohl Sie keine Zeit haben, sollten Sie Ihren Chef dazu befragen und Alternativen vorschlagen. Sie könnten ihm kurz erklären, dass Sie mit Ihren Kindern verabredet sind und daher die Präsentation heute nicht mehr fertigstellen können. Nach der ersten Schrecksekunde, die sich in seinem Gesichtsausdruck zeigt, könnten Sie ihm anbieten, die Aufgabe gleich am nächsten Morgen anzugehen und ihm bis 10 Uhr die Präsentation zu mailen.
Auf diese Weise haben Sie klar Ihre Bedürfnisse mitgeteilt und gleichzeitig Ihrem Chef ein konkretes Angebot zur Lösung gemacht.
Sie erhalten die Möglichkeit in einem spannenden Projekt mitzuarbeiten. Doch mit dem ebenfalls beteiligten Kollegen kommen Sie überhaupt nicht klar. Aufgrund Ihrer negativen Erfahrungen wollen Sie Ihre Teilnahme am Projekt absagen. Das gelingt Ihnen, wenn Sie in einem vertraulichen Vier-Augen-Gespräch Ihrem Auftraggeber gegenüber offen über das Problem sprechen und kurz begründen, warum Sie nicht an diesem speziellen Projekt teilnehmen werden.
Wechseln wir einmal die Perspektive.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie Sie mit einem „nein“ umgehen und wann Sie ein „nein“ akzeptieren können?
Den meisten Menschen fällt es leichter ein „nein“ zu akzeptieren, wenn sie eine nachvollziehbare Begründung dazu erhalten. Im Idealfall wird das ursprüngliche „nein“ durch einen Lösungsvorschlag ergänzt.
Hier ein Beispiel: Spontan an einem Geschäftstermin teilzunehmen, der außerhalb der normalen Arbeitszeit liegt, ist für engagierte Menschen oft nicht möglich. Doch mit ein bisschen Zeitvorlauf kann zum Beispiel der Vertreter das Sporttraining übernehmen. Spontan funktioniert ein geschäftlicher Abendtermin nicht, doch mit Planung schon.
Hier noch ein paar Ideen, wie Sie souverän und erfolgreich nein sagen
Wenn Sie eine zusätzliche Aufgabe übertragen bekommen, die Sie aus zeitlichen Gründen nicht schaffen können, fragen Sie bitte sofort nach. Suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Auftraggeber nach Lösungen. Dadurch zeigen Sie, dass Sie sich nicht vor der Arbeit drücken wollen, sondern sich aktiv an der Lösung beteiligen und Ihr Gegenüber wird Sie sicherlich unterstützen. Wenn es sich um ein strategisch wichtiges und zeitkritisches Projekt handelt, wird Ihr Chef bestimmt Verständnis dafür haben, dass Sie andere Aufgaben in dieser Zeit zurückstellen werden. Oft sind sich die Verantwortlichen dessen gar nicht bewusst, dass sie die Top-Performer mit immer mehr Aufgaben überlasten. Das liegt häufig daran, dass die Top-Performer nicht klar zum Ausdruck bringen, dass das Arbeitspensum von 48 Stunden nicht an einem Tag machbar ist. Auch kann ein Lösungsweg der sein, dass Sie beispielsweise von einem Praktikanten unterstützt werden. Sie sehen, ein „nein“ ist nicht mit einer kategorischen Ablehnung gleichzusetzen, sondern vielmehr mit der Suche nach dem idealen Lösungsweg für alle Beteiligten.
Ihre Kollegen schätzen Ihre Expertise sehr und dass Sie immer für die anderen da sind. Sie sind ebenfalls glücklich, dass Sie und Ihre Arbeit gefragt sind. Doch in letzter Zeit nimmt das über Hand und Sie überlegen, wie Sie aus dieser Spirale wieder herauskommen. Von einem Extrem, dem ständigen „ja sagen“ umzuschwenken zum anderen Extrem, dem permanenten „nein sagen“ rate ich Ihnen definitiv ab. Das führt zu großen Irritationen bei Ihren Kollegen und schadet dem Arbeitsklima. Bieten Sie Ihrem Kollegen zum Beispiel an, dass Sie ihm zeigen wie er die Auswertung ganz einfach selbst erstellen kann. So erlangen Sie Schritt für Schritt wieder mehr Zeit für Ihre Hauptaufgaben.
Als weiteren Punkt zum Thema Klarheit empfehle ich, souverän zu kommunizieren, indem Sie den verbalen Weichspüler weglassen. Weil wir uns aus den unterschiedlichsten Gründen nicht festlegen wollen, verwenden wir sehr gern Weichspüler, mit dem wir unsere Sprache im wahrsten Sinne aufweichen. Eine der häufigsten Sätze in diesem Zusammenhang ist „ich würde meinen“. Konkret heißt das „ich meine“. Das sehr gern verwendete „ich denke zu wissen, dass…“ ersetzen Sie bitte durch das klare „ich weiß, dass…“.
Damit Sie gleich üben können, schauen Sie sich die Checkliste an mit den Tipps wie Sie souverän und erfolgreich nein sagen und die verbalen Weichspieler vermeiden. Melden Sie sich hierfür einfach für den Newsletter an.
Viel Freude und Erfolg beim souveränen Nein sagen in Ihrem Business-Alltag!
Karin Breitkreuz
arbeitet mit und für Entscheider, um die Arbeitsabläufe in deren Unternehmen zu optimieren. Sie setzt dabei seit über 17 Jahren auf Kommunikation. Kommunikation ist gleichzeitig ein mächtiges und sanftes Instrument, um versteckte Ressourcen verfügbar zu machen und Unternehmen voranzubringen. Dabei behält Karin Breitkreuz immer den unternehmerischen Erfolg im Blick. Denn als Betriebswirtin weiß sie, dass unterm Strich auch ein finanzieller Mehrwert für die Unternehmer drin sein muss.
Infos zu ihr und ihrer Arbeit finden Sie
auf ihrer Homepage
sowie Blog- und PodCast-Seite.
P.S.: Ich hoffe, Ihnen hat der Gastbeitrag von Karin Breitkreuz gefallen!
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Herzlichst Ihre Sabine Machowski
P.P.S.: Was meinen Sie hierzu? Kennen Sie das Dilemma, dass Sie eine Aufgabe übernehmen sollen, aber keine Zeit haben? Oder Sie haben andere wichtige Gründe, ganz klar Nein zu sagen? Aber das ist gar nicht so einfach? Ich freue mich über Ihre Antworten und Erfahrungen sowie Ihre Fragen rund um das Thema Selbstmanagement und klare Positionierung im Berufsalltag – gerne hier als Kommentar unter dem Beitrag oder in einer E-Mail an info@ressourcenfokus.de.
